¿Cuál de todas estas ideas hago primero?

Sales de una reunión de dos horas con dieciocho ideas. Todas suenan bien. Ninguna es obviamente la primera.

Ese es el momento en que se mueren la mayoría de los planes, y casi nunca es por falta de ideas: es por exceso. Se empiezan seis cosas a la vez, no se termina ninguna, y al mes siguiente la lista ha crecido mientras el número que duele sigue exactamente donde estaba.

Digamos que ese número es el 38% de los pedidos que salen tarde. Y que entre las dieciocho ideas hay de todo: cambiar el formato de una hoja, que cuesta una tarde; y un piloto de cuatro semanas y treinta y ocho mil pesos que quizá lo arregle de raíz.

Ordenarlas por lo que parece más importante no funciona, porque cada quien cree que lo suyo es lo más importante. Ordenarlas por lo que es más fácil tampoco, porque terminas haciendo lo irrelevante muy rápido.

Hace falta un criterio que mire las dos cosas a la vez: cuánto mueve, y cuánto cuesta.

Dos ejes. Impacto arriba, esfuerzo a la derecha. Cuatro cuadrantes.

	Bajo esfuerzo	Alto esfuerzo
Alto impacto	HACER YA	PROYECTO (planificar, uno a la vez)
Bajo impacto	Cuando sobre tiempo	NO

Es una herramienta simple y por eso se usa mal con más frecuencia que ninguna. Tres disciplinas la hacen útil:

Primera: el impacto se puntúa contra el indicador, no contra tu entusiasmo. La pregunta no es "¿esto es una buena idea?". Es "¿cuánto mueve esto el 38%?". Y hay que decir en voz alta contra cuál indicador estás puntuando, porque la misma idea puede ser un 5 contra uno y un 2 contra otro.

Segunda: el esfuerzo se mide en la moneda escasa. Casi nunca es dinero. Casi siempre es tu tiempo, o el de alguien que no tienes, o la paciencia de la organización para aguantar un cambio más. Puntuar en pesos cuando la moneda escasa son horas produce una matriz preciosa e inservible.

Tercera, y es la política: empieza por el cuadrante de "hacer ya", aunque sea menos glamoroso. Las cosas de alto impacto y bajo esfuerzo casi nunca son emocionantes. Pero producen resultados en dos semanas, y esos resultados son lo que compra la credibilidad para pedir después las cuatro semanas de piloto y los treinta y ocho mil pesos. Nadie te financia un proyecto grande si no has entregado uno chiquito.

Y la trampa: todo el mundo pone sus ideas favoritas en el cuadrante de alto impacto. El antídoto son dos: puntuar acompañado, y obligarse a poner algo en el cuadrante del "no". Una matriz sin nada en el "no" no priorizó nada.

Paso 1. Lista todas las ideas sin filtrar. Las tuyas y las que te dieron.

Paso 2. Declara contra qué indicador vas a puntuar el impacto. Uno solo. Escríbelo arriba.

Paso 3. Impacto de 1 a 5. Cuánto mueve ese indicador.

Paso 4. Esfuerzo de 1 a 5, en la moneda escasa.

Paso 5. Ubica cada idea en su cuadrante.

Paso 6. El cuadrante de "hacer ya" se hace esta semana. No el mes que viene.

Paso 7. Del cuadrante de "proyecto", escoge uno. Uno solo.

Paso 8. Lo del "no" se escribe y se guarda. No se bota. Guardarlo es lo que te permite decir después, con tranquilidad, que sí está identificado y que no es la prioridad ahora.