¿Quién decide y quién solo opina?

Cambias el formulario que llena recepción. Tres campos más, nada del otro mundo. Se decide en una reunión donde recepción no estaba, porque tampoco parecía hacer falta.

A la semana el formulario llega mal llenado, o no llega. Y cuando preguntas, la respuesta no habla de los campos. Habla de otra cosa: a mí nadie me dijo nada.

Ahí no hubo un problema de diseño. Hubo uno de quién se entera de qué, y cuándo. Y ese se arregla antes, no después.

RACI son cuatro roles, y se asignan por decisión o por entregable, no por persona:

R	Responsable	Quien lo ejecuta
A	Autoridad	Quien decide y responde. Una sola persona.
C	Consultado	Se le pregunta antes
I	Informado	Se le avisa después

R — Responsable

Quien ejecuta. Pueden ser varios, y no pasa nada. El error frecuente es poner un área —"mantenimiento", "administración"— en vez de una persona: un área no ejecuta nada, la gente sí.

A — Autoridad

Quien decide y responde por el resultado. Una sola, siempre. Es la casilla que se esquiva cuando alguien dice que esto "lo decidimos entre todos", que suele significar que no lo decidió nadie y que cuando salga mal tampoco lo va a responder nadie.

C — Consultado

Se le pregunta antes, y lo que diga puede cambiar la decisión. Es una conversación de ida y vuelta, no un aviso. Pero no tiene veto: el que decide sigue siendo la A.

I — Informado

Se le avisa después, cuando ya está decidido, porque le afecta o porque necesita saberlo para hacer su trabajo. No se le está pidiendo opinión, y conviene que eso quede claro al avisarle.

Todo el valor de la herramienta está en distinguir la C de la I, porque:

La mayoría de los pleitos internos de un proyecto no son sobre la decisión. Son sobre no haber sido consultado.

La persona de recepción no quería decidir qué campos llevaba el formulario. Quería que le preguntaran. Son dos cosas distintas y cuestan distinto: una consulta cuesta cinco minutos y una decisión compartida cuesta una reunión.

Las reglas:

1. Una sola A por fila. Dos autoridades producen parálisis o guerra, y a veces las dos.
2. La A y la R pueden ser la misma persona. Es normal y no hay que forzar que sean distintas.
3. Sé tacaño con las C. Consultar a todo el mundo es una forma elegante de no decidir.
4. La I se avisa, no se negocia. Si alguien puede vetar, no es I: es C o es A.

Y en una empresa de veintidós personas, la RACI útil tiene cinco o seis filas, no cuarenta. Solo las decisiones que ya causaron roce o que lo van a causar.

Paso 1. Lista solo las decisiones que rozan. No todo el proyecto: los puntos donde ya hubo o va a haber un pleito.

Paso 2. Pon la A primero. Una sola. Si te cuesta, ese es el problema real y ya lo encontraste.

Paso 3. Después la R.

Paso 4. Después las C, y sé tacaño.

Paso 5. Las I al final.

Paso 6. Y el paso que la hace existir: enséñasela a cada persona y pregúntale si está de acuerdo. Una RACI que no se conversó es un organigrama de fantasía. Toma media hora y evita tres meses de fricción.

Paso 7. Cuando haya desacuerdo sobre quién tiene la A, no decides tú: decide el patrocinador. Para eso lo pusiste en el acta.